DRK-Quickinfo 9

Quick-Info 9 vom 21. Dezember 2011

DRK-Benutzerverwaltung und Ihr Login

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Rotkreuzfreunde,

heute informieren wir Sie über Single-Sign-On und Zugang Ihr Profil in der DRK-Benutzerverwaltung (BVw) Anleitung für Benutzer Aufgaben und Nutzen der BVw Datenschutz - was geschieht mit den Daten? Passwort vergessen? Erst- oder Neuanmeldung? Geschäftsführer - Anleitung und Hinweis Neuerungen - Anbieterdarstellung Ausblick - das Rotkreuz-App

DRK-Benutzerverwaltung - Überblick

Foto: DRK e.V.

Um den Überblick zu wahren, haben die Themen Sprungmarken. Mit einem Mouseklick kommen Sie zum Thema und mit "zurück zur Liste" wieder zur Startseite. Unter Lotus Notes funktionieren die Sprungmarken nicht, klicken Sie hier, um die Technik zu nutzen. Alle Infobriefe finden Sie hier.

DRK-Benutzerverwaltung

Single-Sign-On und Zugang

Ein Login für alle Datenbanken - der Gedanke des "Single-Sign-On" stand am Anfang der Benutzerverwaltung (BVw). Der Zugang erfolgt über die Webseite DRK-intern.de. Hier finden Sie alle gegenwärtig verfügbaren Verbandsdatenbanken des DRK-Generalsekretariates: die DRK-Wissensbörse (WB), die Dienstleistungsdatenbank (DLDB), die Benutzerverwaltung (BVw), die Marketingforen (MF), den QM-Check (QMC), das QM-Handbuch (QMH). die Kundendatenbank (KDB), Vertrag erforderlich, das ZLO-Ticketsystem (ZLO), Vertrag erforderlich,

Geplant ist, dass auch Bilddatenbank und Medienportal künftig hier angedockt werden und mit dem einheitlichen Login der BVw genutzt werden können.

Alle Datenbanken auf einen Blick und mit einem Login.

Foto: DRK e.V.

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DRK-Benutzerverwaltung

Ihr Profil

Im Juni 2011 haben wir die Logins an 12.500 Nutzer verschickt. Wenn uns Ihre Mailadresse bekannt war, sollten Sie ein Login erhalten haben. Wenn nicht, lesen Sie bitte bei Login weiter.

In der Benutzerverwaltung können Sie Ihr Passwort ändern und Ihre Kontaktdaten aktuell halten. Wenn sich Ihr Aufgabenfeld ändert, lässt sich dies schnell vermerken. Sie können freien Text in die Masken eintragen oder aus der Liste etwas aussuchen und anklicken.

Wenn Sie möchten, können Sie auch Ihr Foto hochladen. Über den Button "Ändern" kommen Sie in den Hochlademodus. Mit "Reset" können Sie das Foto löschen.

DRK-Benutzerverwaltung - Stammdaten

Foto: DRK e.V.

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DRK-Benutzerverwaltung

Anleitung für Benutzer

Um die Bedienung der Benutzerverwaltung aus der Sicht eines Benutzers zu erleichtern, wurde eine Bedienungsanleitung erstellt. Die Bedienungsanleitung steht auf der DRK-Wissensbörse zum Download zur Verfügung.

Benutzer können in der Anleitung Hilfe zu folgenden Themen finden:

Zugang,
Stammdaten, Passwörter und Foto ändern,
Berechtigungskonzept und Profildaten,
Benachrichtigung bei den Statusänderungen,
„Passwort vergessen“-Funktion

DRK-Benutzerverwaltung - Anleitung für Benutzer
Download (PDF 600 KB)

Anleitung für Benutzer

Foto: DRK e.V.

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DRK-Benutzerverwaltung

Aufgaben und Nutzen

Was leistet die Benutzerverwaltung?

Funktion: Die Benutzerverwaltung ermöglicht den Zugang zu acht Verbandsdatenbanksystemen von OE 35 DDM. Sie verleiht unterschiedliche Rechte an User, Datenpfleger und Geschäftsführer.

Selbstregulierend: Die DRK-Gliederungen und GmbHs verwalten sich eigenständig und aktualisieren ihre Daten selbst. Es ist dabei einerlei, ob die Daten in der Benutzerverwaltung oder DLDB geändert werden.

Struktur und Anzahl: Die Beteiligung der DRK-Gliederungen liegt bei 100 Prozent. 481 Kreisverbände, 33 Schwesternschaften, 8 BV, 20 LV/VdS und 439 GmbHs.

Benutzerzahl: Mit Stand Dezember 2011 sind 17.593 Personen mit Namen, Funktion und Kontaktadresse und 901 Personen mit Geschäftsführer-Funktion angemeldet. Leider fehlen 5.300 Mailadressen zur Zustellung der Logins.

Beteiligung: Die Beteiligung der DRK-Gliederungen liegt bei 100 Prozent.

Mitarbeiterverzeichnis: Die Benutzerverwaltung ermöglicht ein geschütztes DRK-Mitarbeiterverzeichnis, das nur DRK-Mitarbeiter sehen können. Es soll die gegenseitige Kontaktaufnahme erleichtern ("Community").

Datenschutz: Die Benutzerverwaltung erfüllt die neuesten Datenschutzauflagen.

Benutzerverwaltung

Foto: DRK e.V.

Personenangaben: Jeder Benutzer kann seine Angaben selbst überarbeiten und auch die Anzeige im DRK-Mitarbeiterverzeichnis sperren.

Fotos: das Upload eines Fotos ist möglich, setzt das Einverständnis des Benutzers voraus.

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DRK-Mitarbeiterverzeichnis

Datenschutz - was geschieht mit den Daten?

In der Benutzerverwaltung werden Ihre Daten von Ihnen, Ihrem Geschäftsführer und Datenpfleger gesehen. Auch die Systemadministratoren von OE 35 DDM im DRK-GS sehen Ihre Daten, um jederzeit helfen zu können .

Die Mitarbeiter, ihre Kontaktdaten und Rechte werden in der DLDB gespiegelt. Geschäftsführer und Datenpfleger können so auf einen Blick sehen, wer Zugang zu welchen Datenbanken hat. Bei 95 Aufgaben und Einrichtungen kann der Datenpfleger die zuständigen Mitarbeiter leicht aus einer Liste einfügen, wenn sie in der BVw eingetragen sind. Mit diesen Daten arbeiten die Beratungszentren und - soweit die Gremien zustimmen - künftig auch die Rotkreuz-App. Ziel ist es, dass Kunden möglichst einfach zu ihrem Ansprechpartner vor Ort finden.

Aus Datenschutzgründen werden in der BVw nur dienstliche Daten gespeichert. Es wurde eine Auswahlbox programmiert, womit der Mitarbeiter die Übertragung seiner Daten ins Mitarbeiterverzeichnis selbst bestimmen kann. Die Auswahlbox findet man in der Benutzerverwaltung.

Wir geben keine dienstlichen Adressdaten ohne Zustimmung der DRK-Mitarbeiter weiter.
Um die Kontaktaufnahme intern zu erleichtern, ist in der DRK-Wissensbörse ein DRK-Mitarbeiterverzeichnis mit Telefonnummer, Mail und Postadresse aufrufbar.
Es zeigt immer nur einzelne recherchierte Kontaktdaten an und ermöglicht keine Listenexporte.
Wer nicht im DRK-Telefonbuch erscheinen möchte, kann dies in der Benutzerverwaltung angeben; es werden dann keine Kontaktdaten angezeigt.
Eine Erläuterung zur Funktionsweise der Benutzerverwaltung finden Sie im folgenden Downloadpfad.
Damit Kunden ihren Ansprechpartner für Dienstleistungen und Einrichtungen leichter finden können, werden ggfs. künftig Kontaktdaten in der Rotkreuz-App gezeigt. Mehr dazu siehe unten.
DRK-Beratungszentren arbeiten mit den Kontaktdaten, um Kundenwünsche per Ticket an die DRK-Gliederungen zu schicken.

Auswahl zum DRK-Mitarbeiterverzeichnis

Foto: DRK e.V.

Konzerneigenes Telefonbuch - Stellungnahme des Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Download 4 MB, Link

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DRK-Benutzerverwaltung

Passwort vergessen?

Wenn Sie schon ein Login haben, es vergessen oder verloren haben, haben Sie die Wahl zwischen zwei einfachen Lösungen. Zum einen können Sie eine Mail an WB@DRK-intern.de mit Ihren Signaturdaten schicken und um ein neues Login bitten. Oder Sie gehen auf die Einlog-Seite der Benutzerverwaltung. Dort ist der Link "Passwort vergessen?". Diesen bitte anklicken.

Es öffnet sich nun ein Fenster. Tragen Sie dort Vorname, Name, Postleitzahl Ihres Dienstortes und Ihre E-Mail Adresse ein. Zum Schluss "Bestätigen" anklicken.

Sie erhalten an Ihre dienstliche Mailadresse ein neues Login mit neuem Passwort. Sollte es Ihnen nicht gefallen, können Sie sich damit in die BVw einloggen und das Passwort Ihrer Wahl eintragen, mit mind. 9 Zeichen, Buchstaben und Zahlen am besten kombiniert.

Passwort vergessen?

Foto: OE 35 DDM / DRK e.V.

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DRK-Benutzerverwaltung

Neuanmeldung

Zur Erst- oder Neuanmeldung nutzen Sie bitte auf der Einlog-Seite der Wissensbörse "DRK-wb.de" den Link zur Neuanmeldung. Im zweiten Absatz unter der Login-Maske finden Sie den Hinweis "Sie haben noch keine Kennung? Zur Mitarbeiter-Neuanmeldung"

Füllen Sie den Fragebogen bitte möglichst vollständig aus. Besonders wichtig ist die Mailadresse, denn hierüber bekommen Sie Ihr neues Login.

Unser DDM-Service wird beim Geschäftsführer Ihrer Gliederung oder GmbH nachfragen, ob Sie bekannt sind und ein Login zur Wissensbörse haben können (was nichts zusätzlich kostet). Auf diese Weise vermeiden wir, dass Logins in die falschen Hände geraten.

Erstanmeldung per Formular

Foto: OE 35 DDM / DRK e.V.

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Geschäftsführer

Anleitung und Hinweis

Um die Bedienung der Benutzerverwaltung aus der Sicht eines Geschäftsführers oder Datenpflegers zu erleichtern, wurde eine Bedienungsanleitung erstellt. Die Bedienungsanleitung steht in der DRK-Wissensbörse zum Download zur Verfügung.

In der Bedienungsanleitung wurden folgende Themen behandelt: Zugang, Stammdaten, Passwörter und Foto ändern, Berechtigungskonzept und Profildaten, Benachrichtigung bei den Statusänderungen, „Passwort vergessen“-Funktion

Wichtiger Hinweis: Geschäftsführer haben in der Regel nicht die Zeit, die Daten in der DLDB und Benutzerverwaltung aktuell zu halten. So wie drei Viertel aller Gliederungen dies bereits getan haben, sollte diese Aufgabe an Datenpfleger delegiert werden.

Für die Kundengewinnung werden die Einträge der Angebote auf den DLDB-Datenblättern immer wichtiger. Nur wenn die Anbieterdarstellungen aktuell gehalten werden, gewinnen Sie neue Kunden über PLZ-Suche, Beratungszentren und Rotkreuz-App (siehe unten). Es macht Sinn, für Bereiche wie Pflege, Ehrenamt und Kurse eigene Datenpfleger zu benennen und in die BVw einzutragen. Wir helfen dabei gerne.

DRK-Benutzerverwaltung - Anleitung für Geschäftsführer und Datenpfleger Download PDF 800 KB)

Anleitung für Geschäftsführer und Datenpfleger

Foto: DRK e.V.

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Neuerungen

Anbieterdarstellung

Seitens der DRK-Beratungszentren wurde der Wunsch geäußert, die Dienstleistungen und Einrichtungen des Roten Kreuzes bundesweit in eine kompakte Form zu bringen, so dass die Telefonberater alle wichtigen Informationen auf einen Blick haben:

Ansprechpartner und Kontaktdaten
kurze Beschreibung des Angebotes
Preise und Kosten
weitere Infos wie Öffnungszeiten, Termine usw.

Die Anbieterdarstellungen werden in die DLDB-Datenblätter eingegeben. Beispieltexte sind zu sehen und können übernommen werden. Jeder DRK-Kreisverband, jede Gliederung und GmbH kann sich alle Anbieterdarstellungen per Sammel-PDF ausdrucken und an Mitarbeiter zum Offline-Gebrauch weitergeben.

DRK-Anbieterdarstellung - Beispiel Hausnotruf und Kita
Download (PDF 323 KB)

Anbieterdarstellung, hier Beispiel Hausnotruf

Foto: OE35 DDM/ DRK e.V.

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Neuerungen

Ausblick - Rotkreuz-App

Manche Zielgruppen nutzen das Smartphone zunehmend als Internetersatz. Dabei werden über Facebook Texte und Bilder gepostet. Mails und SMS werden so überflüssig. Informationen werden nicht mehr aus dem Internet gezogen, sondern mit Kleinprogrammen, den sogenannten Applikationen bzw. "Apps", aufbereitet auf das Smartphone übertragen, ganz so, wie der User dies wünscht.

Dienstleistungen und Einrichtungen des DRK könnten bundesweit per App interessierten Nutzern angeboten werden. Eine Postleitzahl und eine Auswahlliste aus 96 Aufgaben würden dies ermöglichen. Hierzu wären zwei Dinge notwendig: die Zustimmung der zuständigen Gremien und eine erweiterte Dateneingabe in der Dienstleistungsdatenbank, siehe dazu "Anbieterdarstellung".

Im Ergebnis würde dann ein Ansprechpartner mit Kontaktdaten und Bild für jede Dienstleistung und Einrichtung angezeigt werden, und der Kunde oder Interessent könnte so Kontakt aufnehmen.

App und Ansprechpartner

Foto: OE 35 DDM / DRK e.V.

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WB-Zugang

Fehlende Kennung?

Kein Passwort zur DRK-Wissensbörse? Geben Sie uns kurz Bescheid per E-Mail Ungeheuh@DRK.de oder wb@DRK-intern.de. Nach Zustimmung Ihres Geschäftsführers senden wir Ihnen gerne ein Login zu.

Keine Zusendung – WB-Infobrief, Quick-Info oder Strategie-Newsletter – mehr? Kurze E-Mail an UngeheuH@DRK.de genügt und Ihre Mailadresse wird gelöscht. Das betrifft alle Aussendungen per E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen

Hans-Jürg Ungeheuer
Leiter Dienstleistungs- und Database-Marketing
im DRK-Generalsekretariat
Carstennstraße 58
12205 Berlin
Tel. 030 85 404 -179, 030 85 610 27-20 bis -22
Fax 030 85 610 27-29
E-Mail Ungeheuh@DRK.de

P. S. Anregungen, Wünsche, was können wir besser machen? Bitte helfen Sie uns besser zu werden. Wir freuen uns über Ihre Mail